Dzīves plānošana

Eizehaura matrica, Koveja matrica, pareto princips, t.o.t.e. modelis, intime/throughtime types, abc utt. Ir ļoti daudz literatūras par efektīvu laika plānošanu un dažādi plānošanas rīki/instrumenti, kurus ikdienā pielietot ir grūti, pat nereāli vai arī tie strādā tikai pirmajā laikā, tāpēc sapratu, ka no visa kopā jāsaliek sava recepte, kuru ik pa laikam sev atgādināt. Un, lai arī vairākums cilvēku šeit neatradīs nekā jauna, šīs ir tehnikas, kuras reāli strādā, tehnikas, kuras pielietojot, var sagaidīt reālas izmaiņas rezultātos.

1. UZSTĀDI MĒRĶUS

Nereti cilvēki neizvirza sev mērķus ilgtermiņā, neizvirzot netiecas uz tiem, netiecoties dzīvo kā sanāk, jeb pieņem citu mērķus kā savējos. Dzīve nav kaut kas, kas notiek apkārt un Tevi nēsā, dzīve ir tavu izvēļu un lēmumu sekas. Meklējam savā ikdienā tādus mērķus, kurus darot pie maziem ieguldījumiem ir liela atdeve – tā ir iespēja spert platāku soli uz priekšu. Mērķiem jābūt skaidri definētiem, reāliem un izmērāmiem (“rīkošos šadi, mana izvēle ir..”, nevis, “vajadzētu izdarīt”). Nestāsti draugiem/radiem par saviem uzstādītajiem mērķiem bez galējas vajadzības. Varēsi izstāstīt, kad svinēsi rezultātus(man strādā šāda metode, citiem, iespējams, nepieciešams izstāstīt, lai pēcāk nebūtu kur atkāpties / viltos sevī). Neiekļauj plānotājā lietas, kas pieder pie ikdienas rutīnas un tiek paveiktas automātiski – tādām veido atsevišķu sarakstu pie sienas. Uzstādot lielos mērķus, uzreiz nemeties to realizācijā iekšā - ļauj lai doma nosēžas.

Mans darbs, ģimene, bērni, atpūta, draugi, cilvēki man apkārt, personība, ticība, hobiji, tradīcijas, mājoklis, sports. Vidēji cilvēks spēlē aptuveni 40 šādas spēles savā ikdienā. Uzstādot mērķus, apzinies tās un apdomā kuru gribi vairāk attīstīt, kuru mazāk, taču ikdienā Tavs vienīgais atlases kritērijs ir prioritātes.

Ja nezini kā iesākt kādu mērķi realizēt:
- sadali lielus darbus mazākos, vieglāk izpildāmos.
- sāc no jebkuras vietas. Reāla darbība izkliedē gaidu radīto spriedzi.
- sāc projektu “caurumot”, paveicot nelielus ar to saistītus uzdevumus. Ja nonāc strupceļā, mēģini pavirzīties uz priekšu citā šī projekta jomā. Šī metode ļaus saprast kas jādara un kuram šo darbu uzticēt.
- vispirms padari visgrūtākos un nepatīkamākos darbus.

1.1. Pa apakš mērķiem/etapiem.

Līdz ko nav skaidri zināms kā mērķi sasniegt (nereti tas liek mums at/pārlikt darbus, no tiem baidīties, tos neieredzēt), sadalām to pa etapiem (reāliem un izmērāmiem soļiem), iztēlojoties katru no soļiem, kas jāizdara, lai mērķi sasniegtu (iespējams procesā soļi mainīsies, bet tas nekas). Uzstādot mērķus, domā ilgtermiņā.

1.2. Kas man būs, kad to sasniegšu?

Visu mērķa sasniegšanas laiku ir svarīgi, lai acu priekšā stāv – kas mainīsies, ko iegūšu, kā jutīšos, kad mērķi sasniegšu (“pīrāgs”). Kas liecinās par to, ka mērķis ir sasniegts?

2. NOSAKI PRIORITĀTES

Prioritātes ir 80% no visa, kas jāzin par laika/dzīves plānošanu. Lielākā problēma ir, ka mēs neuzdodam sev jautājumu vai tas, ko es taisos darīt man ir svarīgi vai nav, vai tas tuvinās mani tiem mērķiem, ko esmu sev uzstādījis? Nereti tiek darītas mazsvarīgas lietas, palaižot gar degunu svarīgās.

1 | Jāizdara pēc iespējas ātrāk, kad izdarīti dod lielu pozitīvu rezultātu. Ja nav izdarīti – nes lielus zaudējumus.
2 | Viss ko vajag izdarīt, bet nav steidzami – var atlikt un nekas slikts nenotiks.
3 | Viss, ko var atlikt un nekas slikts nebūs ja neizdarīs vispār.

* Vai notiks kaut kas slikts, ja es šo darbu neizdarīšu steidzami (nevis neizdarīšu vispār, bet neizdarīšu steidzami)? Jā->1, nē->2,3.
* Vai šo darbu iespējams atlikt uz vēlāku? Jā->2, Nē->1
* Vai notiks kaut kas slikts, ja es atteikšos no šī darāmā pavisam? Nē->3, Jā->1,2.

! Atceries, ka dīvainā kārtā vissvarīgākās lietas dzīvē parasti nemēdz būt steidzamas - ar ģimeni pavadītais laiks, veselība, sports, sakārtota vide, vecumdienas u.c. Padomā par to!

3. UZSTĀDI TERMIŅUS (DEADLINE / REDLINE)

Ja prioritātes ir 80% no visa, kas jāzin par plānošanu, tad atlikušie 20% ir termiņi. Kamēr nav uzstādīti ierobežojumi, cilvēka dabā ir visu atlikt, pārlikt, neizdarīt un nokavēt. Brīvība ir nāvējoša produktivitātei. Koncentrējies uz ierobežojumiem – ierobežojumi liek saausīties notikumiem tavā dzīvē. Neuzstādot sev  beigu termiņus, mēs zaudējam gan motivāciju, gan efektivitāti. Katram mērķim (tāpat kā apakš mērķim/etapam) atbildīgi nosaki reālus beigu termiņus un centies par 120% tajos iekļauties, nedodot sev atlaides, tādejādi nepieviļot sevi. Sev uzliktie termiņi ir tikpat svarīgi, kā citiem solīti, šo neievērojot, visai Tavai efektivitātei zūd jēga. Izturoties ar cieņu pret savu un cita laiku, Tu vairosi cieņu citu acīs, apliecinot, ka esi saimnieks pār savu laiku. Pirms tikšanās, piezvani, apstiprini tikšanos. Nesamierinies ar kavētājiem. Sava laika auditēšana atsevišķi nav nepieciešama – līdz ko mērķiem noteiksi termiņus, dabiski sāksi sajust un kontrolēt kur izšķied savu laiku un kur patērē efektīvi.

Iesaku pirms beigu termiņa nospraust redline – tādu kā pirmo gala termiņu (atbildība uzņēmuma iekšienē/ģenerālmēģinājums) un tikai tad  gala termiņu (atbildība pret klientu/rezultātu pilnībā). Starp abiem jābūt laikam novērst trūkumus.

4. DELEĢĒ

Tāpat kā ikdienā meklējot mērķus, kuri pie maziem ieguldījumiem, nes lielus augļus, arī deleģēšana ir tava iespēja spert lielos soļus uz priekšu. Atceries, ka cilvēki nedara to, ko Tu gaidi, cilvēki dara to, ko Tu pārbaudi.

1. Apmāci. Palūdz atkārtot uzdevumu saviem vārdiem.
2. Gādā, lai darītājs zinātu kādas sekas būs, ja darbs tiks paveikts labi vai slikti.
3. Atzinīgi novērtē publiski, ja vien iespējams. Novērtējot pamato to.
4. Iesaki darītājiem rīcības plānu un ļauj pašiem pieņemt galīgo lēmumu.

Saglabā lietišķas attiecības ar padotajiem. Organizē sapulces (sākas un beidzas uz labas nots) neierastā vidē, vislabāk vietā, kur jārisina problēma.

5. NOSVINI REZULTĀTUS

Kad mērķis/apakš mērķis sasniegts, to nevis izdzēšam, bet atzīmējam kā izdarītu/sasniegtu, lai redzams progress un iespējams novērtēt padarīto. Ir svarīgi nosvinēt rezultātus/uzvaras, tādejādi aplūkojot savus sasniegumus/progresu – tas ir saldais ēdiens, kas dod enerģiju jauniem sasniegumiem. Ja ir luste, vari palepoties (nejaukt ar vārdu palielīties) ar savējiem par sasniegto.

Vienu reizi mēnesī piešķir sev atpūtas dienu – dienu, kad vari izslēgt telefonu, darīt kaut ko tikai sev, piemēram izgulēties, aizvest mammu vakariņās :)

+ NODERĪGI PADOMI

Plāno uz nedēļu. Efektīvāk par darbu plānošanu konkrētai dienai, ir plānot darbus uz nedēļu, pārlūkojot darbus gan pa dienām, gan saraksta veidā. Tie darbi, kas nedēļas beigās nebūs padarīti būs vai nu nesvarīgi, vai nu sliktākā gadījumā pārnesami uznākamo nedēļu. Regulāri plānojot darbus, agri vai vēlu mēs nonāksim pie tā, ka būs vajadzīgs arī papildus plāns mēnesim, vēlāk gadam.

Nelēkā no darba uz darbu – tas samazina produktivitāti. Nepārslēdzies uz e-pastu katru reizi kad pienāk jauns e-pasts. Izslēdziet paziņojumu par jaunu e-pastu ienākšanu.

Necenties visu izdarīt perfekti. Pie šī vienmēr jāatceras, ka līdzko dari perfekti, Tu sāc no otra gala kaut ko zaudēt, novērtē, vai tas ir tā vērts? Ja ir – uz priekšu, esi perfekts! :)

Neļauj citiem saplānot Tavu laiku. Ja Tu nesaplānosi savu laiku, tas aizpildīsies ar nevajadzīgām lietām, vai arī to tavā vietā saplānos citi. Ik pa laikam uzradīsies cilvēki, kas centīsies iztērēt tik daudz tava laika, cik vien tas būs iespējams. Ir jāapzinās, ka starp tevi un citiem, bieži Tev tuviem cilvēkiem, valda interešu konflikts, kad runa ir par tavu laiku. Ir jāiemācās pateikt nē, atteikt, neieslīgstot garās diskusijās. To izdarīt būs viegli, ja tev JAU būs saplānots tavs laiks.

Darot tikai ierastās lietas, mēs reti kad progresējam. Virzāmies uz priekšu un progresējam kad darām to, no kā patiesībā baidāmies, darām lietas, kas ir nekomfortablas, par kurām pietrūkst informācijas.

Sakārto savu galdu/darba vidi! Tavs galds/darba vide ir Tava prāta atspulgs. Ja domās valda haoss un nekārtība, tā parādīsies arī vidē Tev apkārt. Mēdz teikt – katrs papīrs uz Tava galda ir tavs nepieņemtais lēmums. Kad iemācīsies strādāt pie tīra un kārtīga galda, tavs darbs kļūs ievērojami ražīgāks – Tev būs vairāk telpas, lai koncentrētos un Tu jutīsies daudz mierīgāk, jo nevajadzēs noraudzīties uz atgādinājumiem par nepadarītiem darbiem. Iemācies ātri izlemt darāmā likteni. Dokumenti: 1.Atbrīvojies; 2.Deleģē. 3.Apstrādā; 4.Sašķiro vēlākai apstrādei; 5.Noliec arhīvā.

Atbrīvojies no liekām lietām tev apkārt. Novērtējot savas lietas, uzdot sev jautājumus:
- Vai man tā vēl patīk? Vai tā bagātina manu dzīvi? Vai tā man sagādā prieku?
- Vai pēdējā gada laikā es to kaut vienreiz lietoju?
- Vai to iespējams/ir vērts labot?
- Vai uz to attiecas kādas juridiskas saistības?
- Vai tā vēl ir modē?
- Vai man tā patiešām vajadzīga, nevis es to gribu?
- Vai tad, ja man tās vairs nebūs, varētu notikt kaut kas slikts?
Ja uz visiem jaut. atbilde nē – atbrīvojamies no tās.

Izveido vienādu ikdienas gulēt iešanas un mošanās ritmu (vēlams pieskaņotam mūsu senču pielietotajam – ej gulēt ar sauli/gaismu, mosties ar sauli/gaismu), palielināsi savu ražīgumu. Izmanto maksimumstundas – līgumus un domājamos darbus plāno un dari no rīta.

72h, 21 diena.

Parunājies ar sevi! Cilvēkiem, kas informāciju vislabāk uztver ar dzirdi, vēlams izteikt savas domas skaļi, runāties ar sevi.

[pullquote]Un lai arī vairākums cilvēku šeit neatradīs nekā jauna, šīs ir tehnikas, kas reāli strādā, tehnikas, kuras pielietojot, var sagaidīt reālas izmaiņas rezultātos.[/pullquote]

Katru rītu pa vienam krupim. Nepatīkamos darbus, kurus vienmēr gribas atlikt, pasakiet sev, ka izdarīsiet katru dienu tikai vienu. No rīta izdariet vienu un visa diena būs laba, ja nē, tad visu dienu kaut kur pie horizonta stāvēs nepatīkamais darbs.

Laika zagļi (nav slikti uzrakstīt tos uz sienas): TV, Internets, cilvēki, nesvarīgie darbi, stāvēšana rindās, sastrēgumi, luksofori,  lēns dators u.c.

Cenšamies pēc iespējas vairāk izslēgt tv kā fonu citām darbībām. Nespēja būt klusumā un klausīties klusumu, ir skaidrs mājiens, ka Jums nav interesanti pašam ar sevi. Nav peļama doma veidot ieradumus – nedēļas nogalē vienam pasēdēt klusumā un padomāt par savu dzīvi, mērķiem, ko esi uzstādījis.

Cīnies ar spamu (mēstulēm) e-pastā. Kritiski izvērtē savus pieteikumus saņemt jaunumus savā e-pastā no dažādiem internet resursiem. Ierobežo jaunas informācijas ieplūšanu savā dzīvē, mūsdienās tā noveco pārāk strauji.

Pamēģini kādu dienu paņemt brīvdienu no skype vai mobilā telefona. Liekas, ka nekas jau tāds – būs interesanti, tici man.

Iemācies rakstīt ar 10 pirkstiem (lai to izdarītu vajag tikai 2 nedēļas pa 2h dienā) un tas atstās nozīmīgas pēdas uz visu mūžu.

Veido datora/telefona datu rezerves kopijas, ja tie satur Jums nozīmīgu informāciju. Pie šo ierīču bojājuma/zādzības, ja būsiet datus saglabājuši, ietaupīsiet ļoti daudz laika, ko citādi pavadītu ikdienā datus atjaunojot.

Iepērcies pēc saraksta, kad veikalā nav rindas, piem. agri no rīta, vai internetā.

+/- Bezgalīgi izvērtēt visus par un pret ir bezjēdzīga laika izšķiešana. Samierinies, ka kļūdas ir nenovēršamas un ar tām bruģēts ceļš uz panākumiem. Meties ūdenī, skaties, kas notiek. Eksperimentē, visu laiku izmēģini kaut ko jaunu – brauc pa citu ceļu uz darbu, iepazīsties ar cilvēkiem, attīsti jaunas intereses utt.

Mans plānotājs. Katram jāizmanto tāds plānotājs, kas viņam ērts. Man bija svarīgi, lai plānotājs ir elektronisks, ir gan uz mobilā, gan datorā, gan win/mac, android/ios atbalsts, iespējams piekļūt datiem, ja pazūd/nozog dators/telefons. Izpētot (~50) iespējamās platformas, kurās plānot savus notikumus, kā veiksmīgāko sev un saviem “štrumiem” – atradu http://www.producteev.com, ko arī iesaku.

NOBEIGUMĀ

Laika veltīšana plānošanai nav veltīga laika tērēšana, kā dažreiz no kāda nākas dzirdēt, bet gan investīcija un tā pret to arī vajadzētu izturēties.

Noteikt prioritātes un uzstādīt termiņus – divi svarīgākie laika plānošanas principi. Esiet droši, ka jebkurš veiksmīgs cilvēks, ko pazīstat, pat, ja pats to neapzinās, pielieto abus šos principus. Paļaujies uz saviem instinktiem/zemapziņu, tie/tā strādā – pēc laika redzēsi, ka viss, ko nedari, īstenībā nemaz nav svarīgi.

Kamēr nepielietosi šo savā ikdienā, tā ir tikai tāda interesanta informācija, bet absolūti nederīga tieši Tev! Laika plānošana nenozīmē, izdarīt pēc iespējas vairāk lietu, bet gan izdarīt svarīgākās. Piemet uz lapas scenāriju – kā Tu redzi savu ideālo dzīvi.

Par savu pieredzi laika plānošanā, droši dalies zemāk komentāros.